Polityka prywatności

Niniejsza Polityka prywatności opisuje, w jaki sposób przetwarzane są dane osobowe użytkowników serwisu internetowego dostępnego pod adresem www.czapkireklamowe.pl (dalej: „Sklep” lub „Serwis”), zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych (dalej: „RODO”), ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych, ustawą z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz ustawą z dnia 12 lipca 2024 r. – Prawo komunikacji elektronicznej (dalej: „PKE”), w zakresie dostępu do urządzeń końcowych i marketingu bezpośredniego.

Sklep ma charakter B2B i jest skierowany do przedsiębiorców. Oferuje czapki oraz odzież reklamową z możliwością własnego znakowania (haft, nadruk, naszywki), od jednej sztuki, z wyceną przy pomocy kreatora wykorzystującego sztuczną inteligencję.

1. Administrator danych

Administratorem Twoich danych osobowych jest Jakub Słowik, prowadzący działalność gospodarczą pod firmą „JM Group”, wpisany do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG):

• NIP: 1231097508
• REGON: 140921585
• Adres siedziby (adres rejestrowy / do doręczeń): ul. Mickiewicza 1, 05-504 Złotokłos
• Biuro i adres do korespondencji: ul. Instalatorów 23, brama 9, 02-237 Warszawa

Dane kontaktowe w sprawach dotyczących ochrony danych osobowych:

• E-mail: [email protected]
• Telefon: +48 22 224 29 92
• Showroom: ul. Instalatorów 23, brama 9, Warszawa

Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych. We wszystkich sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych można kontaktować się z Administratorem za pośrednictwem powyższych danych kontaktowych.

2. Definicje i zakres

Na potrzeby niniejszej Polityki przyjmuje się następujące znaczenie pojęć:

• Administrator – podmiot wskazany w pkt 1 powyżej, decydujący o celach i sposobach przetwarzania danych osobowych.
• Dane osobowe – informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej.
• RODO – rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r.
• PKE – ustawa z dnia 12 lipca 2024 r. – Prawo komunikacji elektronicznej (obowiązująca od 10 listopada 2024 r., zastępująca w odpowiednim zakresie dotychczasowe Prawo telekomunikacyjne).
• Użytkownik – osoba fizyczna korzystająca ze Sklepu, w tym osoba działająca w imieniu lub na rzecz przedsiębiorcy (np. pracownik, reprezentant firmy).
• Sklep / Serwis – serwis internetowy dostępny pod adresem www.czapkireklamowe.pl.
• Kreator – narzędzie informatyczne służące do wyceny i wizualizacji znakowania, wykorzystujące sztuczną inteligencję.
• Pliki cookie – dane informatyczne zapisywane w urządzeniu końcowym Użytkownika.

Polityka dotyczy danych osobowych przetwarzanych w związku z korzystaniem ze Sklepu, w tym z prowadzeniem konta klienta, składaniem zamówień, korzystaniem z kreatora i systemu ofert, korzystaniem z czatu na żywo, kontaktem z Administratorem oraz korzystaniem z plików cookie i narzędzi analitycznych oraz marketingowych.

3. Jakie dane przetwarzamy, w jakich celach i na jakiej podstawie prawnej

Poniższa tabela przedstawia cele przetwarzania danych osobowych, kategorie przetwarzanych danych oraz podstawy prawne ich przetwarzania. Tam, gdzie przetwarzanie wiąże się z zapisem lub odczytem danych w urządzeniu końcowym (pliki cookie i podobne technologie), zastosowanie znajduje dodatkowo warstwa ePrivacy opisana w pkt 7 (art. 173 PKE).

4. Okresy przechowywania danych

Dane osobowe przechowujemy przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, a po jego upływie – przez okres wymagany przepisami prawa lub do upływu terminu przedawnienia ewentualnych roszczeń.

• Dane konta klienta – przez okres istnienia konta; konto może zostać usunięte na wniosek Użytkownika (usunięcie realizujemy w terminie do 7 dni od zgłoszenia). Po usunięciu konta dane mogą być przechowywane do upływu terminu przedawnienia roszczeń (co do zasady do 6 lat, a w przypadku roszczeń związanych z działalnością gospodarczą do 3 lat).
• Dane zawarte w fakturach i dokumentacji księgowej – przez 5 lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
• Dane do realizacji zamówień i dostawy – przez czas realizacji zamówienia, a następnie do upływu okresu reklamacji i przedawnienia roszczeń (co do zasady do 6 lat, a dla roszczeń związanych z działalnością gospodarczą do 3 lat).
• Oferty z kreatora – oferta wygasa po 14 dniach od jej wystawienia; oferty niezaakceptowane usuwamy nie później niż w terminie 12 miesięcy od daty wygaśnięcia, o ile nie doprowadziły do nawiązania relacji handlowej.
• Przesłane pliki logo/grafiki – przechowujemy przez czas niezbędny do realizacji wyceny lub zlecenia; jeżeli wycena nie doprowadziła do zamówienia, pliki usuwamy nie później niż w terminie 12 miesięcy od ostatniego kontaktu w sprawie wyceny. Plik wgrany w kreatorze, którego nie zapisano w projekcie ani nie przesłano do wyceny, przechowujemy (wraz z nazwą pliku i adresem IP) przez 14 dni od wgrania, aby można było wrócić do rozpoczętego projektu, po czym jest automatycznie usuwany.
• Treść rozmów na czacie (transkrypty) – przechowujemy nie dłużej niż 12 miesięcy od zakończenia rozmowy, chyba że rozmowa wiąże się z zawarciem lub wykonaniem umowy albo z roszczeniem – wówczas przez okres przedawnienia roszczeń.
• Tokeny dostępu do panelu klienta (magic link) – token zachowuje ważność przez 24 godziny, po czym wygasa i jest usuwany.
• Dane przetwarzane na podstawie zgody (newsletter, marketing e-mail/SMS, analityczne i marketingowe pliki cookie) – do czasu wycofania zgody, a w przypadku plików cookie najpóźniej do upływu okresu ważności danego pliku (wskazanego w pkt 7). Dowód udzielenia zgody przechowujemy do upływu terminu przedawnienia ewentualnych roszczeń związanych z wykazaniem jej udzielenia.
• Dane firmograficzne i kontaktowe pozyskane na potrzeby marketingu B2B (Apollo.io) – do czasu wniesienia sprzeciwu wobec marketingu bezpośredniego, a w braku sprzeciwu nie dłużej niż przez 24 miesiące od ostatniego kontaktu lub aktywności wskazującej na zainteresowanie współpracą.
• Pozostałe dane przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu – do czasu skutecznego wniesienia sprzeciwu albo do ustania celu uzasadniającego przetwarzanie (np. zakończenia obsługi zapytania lub relacji handlowej), w zależności od tego, co nastąpi wcześniej.

5. Odbiorcy danych i podmioty przetwarzające

Twoje dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom, które wspierają Administratora w prowadzeniu Sklepu i świadczeniu usług. Część z nich to podmioty przetwarzające, działające na podstawie umów powierzenia i wyłącznie zgodnie z poleceniami Administratora; część to odrębni administratorzy, którzy samodzielnie decydują o celach i sposobach przetwarzania w zakresie własnych usług (wówczas zastosowanie mają również ich własne polityki prywatności). Poniżej przedstawiamy listę odbiorców wraz z ich rolą.

Ponadto, w zależności od potrzeb, odbiorcami danych mogą być:

• podmiot dostarczający system do wystawiania faktur i prowadzenia księgowości – w celu wystawiania i obiegu dokumentów księgowych (podmiot przetwarzający, dane przetwarzane w EOG);
• dostawca usług wysyłki wiadomości SMS – w zakresie powiadomień SMS (podmiot przetwarzający, dane przetwarzane w EOG);
• firma kurierska realizująca dostawę przesyłek – jako odrębny administrator w zakresie realizacji doręczenia;
• podmioty uprawnione do uzyskania danych na podstawie obowiązujących przepisów prawa (np. organy publiczne), wyłącznie na ich uzasadnione żądanie.

Uwaga: niniejsza Polityka nie wymienia operatora płatności online, ponieważ na dzień jej sporządzenia w Serwisie nie zidentyfikowano integracji bramki płatniczej. W przypadku wdrożenia płatności online Polityka zostanie uzupełniona o właściwego operatora, kategorie danych płatniczych oraz mechanizm transferu.

6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG)

Część odbiorców danych ma siedzibę poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, przede wszystkim w Stanach Zjednoczonych. Przekazanie danych do państwa trzeciego następuje wyłącznie przy zastosowaniu jednego z mechanizmów przewidzianych w rozdziale V RODO (art. 44–49). Poniżej wskazujemy mechanizm dla każdego odbiorcy w USA:

Wycena znakowania w kreatorze, w tym szacowanie liczby ściegów na podstawie przesłanego logo, odbywa się przy użyciu autorskiego modelu uczenia maszynowego Administratora działającego na jego własnej infrastrukturze — przesłane logo/grafika nie są w tym celu przekazywane poza EOG.

Możesz uzyskać kopię stosowanych zabezpieczeń lub informację o miejscu ich udostępnienia, kontaktując się z Administratorem.

7. Pliki cookie i narzędzia śledzące

Sklep wykorzystuje pliki cookie oraz podobne technologie. Należy wyróżnić dwie warstwy regulacji:

• Warstwa ePrivacy (dostęp do urządzenia) – samo zapisanie lub odczyt informacji w urządzeniu końcowym Użytkownika reguluje art. 173 PKE. Dla plików niezbędnych do świadczenia usługi żądanej przez Użytkownika zgoda nie jest wymagana (art. 173 ust. 3 PKE). Dla pozostałych plików (analitycznych, marketingowych) wymagana jest zgoda na dostęp do urządzenia.
• Warstwa RODO (przetwarzanie danych) – dalsze przetwarzanie danych pozyskanych z plików cookie odbywa się na podstawach wskazanych w pkt 3 (dla cookie niezbędnych – art. 6 ust. 1 lit. b/f RODO; dla analitycznych i marketingowych – art. 6 ust. 1 lit. a RODO, tj. zgoda).

7.1. Niezbędne pliki cookie

Są konieczne do prawidłowego działania Sklepu i nie wymagają zgody Użytkownika. Umożliwiają m.in. utrzymanie sesji, działanie koszyka, logowanie oraz zapewnienie bezpieczeństwa.

7.2. Analityczne pliki cookie (wymagają zgody)

Pozwalają analizować sposób korzystania ze Sklepu i poprawiać jego działanie. Są uruchamiane wyłącznie po wyrażeniu zgody w kategorii „analityka”.

7.3. Marketingowe pliki cookie (wymagają zgody)

Służą identyfikacji firm odwiedzających Sklep oraz działaniom marketingowym B2B. Są uruchamiane wyłącznie po wyrażeniu zgody w kategorii „marketing”.

7.4. Inne technologie zewnętrzne

• Google Fonts – Sklep wczytuje czcionki webowe z serwerów Google. Przy każdym wejściu na stronę adres IP Użytkownika jest przekazywany do Google (USA), niezależnie od zgód cookie. Jest to stan aktualny, nie planowany. Administrator analizuje przeniesienie czcionek na serwer własny (self-hosting), co wyeliminowałoby ten transfer.
• Tawk.to (czat na żywo) – Sklep korzysta z widżetu czatu na żywo dostarczanego przez Tawk.to Inc., umożliwiającego kontakt w czasie rzeczywistym. Obecnie skrypt czatu ładuje się na każdej stronie niezależnie od decyzji wyrażonej w menedżerze zgód i może zapisywać własne pliki cookie (np. __tawkuuid, ważne ok. 6 miesięcy) jeszcze przed wyrażeniem zgody. Administrator pracuje nad objęciem czatu mechanizmem zgód.

7.5. Zarządzanie zgodami na pliki cookie

Zgody na analityczne i marketingowe pliki cookie zbierane są w modelu opt-in (domyślnie wyłączone) za pośrednictwem menedżera zgód Klaro. Swoje decyzje możesz w każdej chwili zmienić lub wycofać, korzystając z przycisku „Ustawienia plików cookie” dostępnego w Sklepie. Możesz również zarządzać plikami cookie z poziomu ustawień swojej przeglądarki, w tym je usuwać lub blokować. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem. Ograniczenie stosowania plików cookie może wpłynąć na niektóre funkcje Sklepu.

8. Profilowanie i zautomatyzowane podejmowanie decyzji

W ramach działań marketingowych B2B stosujemy profilowanie polegające na identyfikacji firm odwiedzających Sklep oraz ich profilowaniu firmograficznym (narzędzie Apollo.io). Profilowanie to dotyczy firm/organizacji, a nie konsumentów prywatnych. Narzędzie Microsoft Clarity dokonuje analizy zachowania w ramach sesji (nagrywanie interakcji, mapy ciepła) wyłącznie po wyrażeniu zgody.

Administrator nie podejmuje wobec Użytkowników decyzji opierających się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nie wpływały w rozumieniu art. 22 RODO. Kreator wykorzystujący sztuczną inteligencję stanowi wyłącznie narzędzie wspomagające wycenę i wizualizację znakowania, a ostateczna oferta jest weryfikowana i zatwierdzana przez człowieka.

9. Prawa osób, których dane dotyczą

W związku z przetwarzaniem danych osobowych przysługują Ci następujące prawa:

• prawo dostępu do danych oraz uzyskania ich kopii;
• prawo do sprostowania (poprawiania) danych;
• prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”);
• prawo do ograniczenia przetwarzania;
• prawo do przenoszenia danych – w zakresie danych przetwarzanych na podstawie zgody lub umowy w sposób zautomatyzowany;
• prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) – z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją; w odniesieniu do marketingu bezpośredniego (w tym profilowania Apollo.io) sprzeciw jest bezwarunkowy i opisany odrębnie w pkt 8;
• prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie – bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem. Cofnięcie zgody jest właściwym instrumentem dla danych przetwarzanych na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO, tj. dla newslettera, marketingu e-mail/SMS oraz analitycznych i marketingowych plików cookie. Zwracamy uwagę, że cofnięcie zgody (dotyczy przetwarzania na podstawie zgody) jest odrębnym uprawnieniem od sprzeciwu (dotyczy przetwarzania na podstawie prawnie uzasadnionego interesu);
• prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), jeżeli uznasz, że przetwarzanie Twoich danych narusza przepisy prawa.

W celu realizacji powyższych praw skontaktuj się z Administratorem, korzystając z danych wskazanych w pkt 1. Administrator udzieli odpowiedzi bez zbędnej zwłoki, co do zasady w terminie miesiąca od otrzymania żądania.

10. Dobrowolność podania danych

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak w niektórych przypadkach jest niezbędne do osiągnięcia określonego celu:

• podanie danych niezbędnych do założenia konta, złożenia zamówienia, sporządzenia wyceny lub realizacji dostawy jest warunkiem zawarcia i wykonania umowy – brak ich podania uniemożliwi realizację tych czynności;
• podanie danych do faktury (m.in. nazwa firmy, NIP, adres) wynika z obowiązków prawnych Administratora w zakresie wystawiania dokumentów księgowych;
• podanie danych w celach marketingowych (newsletter, marketing e-mail/SMS) oraz wyrażenie zgód na analityczne i marketingowe pliki cookie jest całkowicie dobrowolne i nie jest warunkiem korzystania ze Sklepu.

11. Źródło danych (obowiązek informacyjny przy danych pozyskanych nie od osoby, której dotyczą)

Co do zasady przetwarzamy dane osobowe pozyskane bezpośrednio od Ciebie.

W zakresie marketingu bezpośredniego B2B prowadzonego za pomocą narzędzia Apollo.io przetwarzamy również dane pozyskane nie od osoby, której dotyczą. Zgodnie z art. 14 RODO informujemy, że:

• Źródło danych – dane pochodzą z baz danych firmowych prowadzonych przez Apollo.io oraz mogą być wzbogacane na podstawie informacji o aktywności w Sklepie (adres IP odwiedzającego mapowany na firmę/organizację). Apollo.io agreguje dane m.in. ze źródeł powszechnie dostępnych (publiczne rejestry, strony internetowe firm, profile zawodowe) oraz z własnych zbiorów.
• Kategorie danych – nazwa firmy/organizacji, dane identyfikujące i firmograficzne (m.in. branża, wielkość, lokalizacja, dane teleadresowe firmy) oraz służbowe dane kontaktowe osób działających w imieniu lub na rzecz firmy (m.in. imię i nazwisko, stanowisko, służbowy adres e-mail, służbowy numer telefonu).
• Cel i podstawa – prowadzenie marketingu bezpośredniego B2B i pozyskiwanie klientów biznesowych, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes, poprzedzony testem równowagi/LIA).
• Spełnienie obowiązku informacyjnego – wobec osób, których dane zostały pozyskane z baz zewnętrznych, obowiązek informacyjny spełniamy najpóźniej w ciągu miesiąca od pozyskania danych, a jeżeli dane mają służyć komunikacji z daną osobą – najpóźniej przy pierwszym kontakcie (art. 14 ust. 3 RODO). W treści pierwszej komunikacji wskazujemy niniejszą Politykę oraz informację o prawie sprzeciwu (pkt 8).

Zwracamy uwagę, że osoby, których dane są wzbogacane z baz zewnętrznych, mogły nigdy nie odwiedzić Sklepu ani nie korzystać z menedżera zgód. Z tego powodu podstawą przetwarzania tych danych nie jest zgoda na pliki cookie, lecz prawnie uzasadniony interes Administratora, wobec którego przysługuje bezwarunkowe prawo sprzeciwu w zakresie marketingu bezpośredniego.

12. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych, odpowiednie do zagrożeń oraz kategorii danych objętych ochroną. W szczególności:

• połączenie ze Sklepem zabezpieczone jest protokołem szyfrowanym (SSL/TLS);
• hasła do kont przechowywane są w postaci zaszyfrowanej (z wykorzystaniem funkcji skrótu);
• dostęp do danych mają wyłącznie osoby upoważnione, w zakresie niezbędnym do realizacji ich zadań;
• dostęp do panelu klienta zabezpieczony jest tokenami o ograniczonym czasie ważności;
• Administrator współpracuje wyłącznie z podmiotami przetwarzającymi, które zapewniają wystarczające gwarancje wdrożenia odpowiednich środków ochrony danych.

13. Zmiany Polityki prywatności

Administrator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce prywatności, w szczególności w przypadku zmiany przepisów prawa, stosowanych technologii lub zakresu świadczonych usług. Aktualna wersja Polityki jest zawsze dostępna w Sklepie. O istotnych zmianach Użytkownicy mogą zostać poinformowani w sposób przyjęty w Sklepie.

Data ostatniej aktualizacji: 25 czerwca 2026 r.